Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul datelor tale cu caracter personal este:

• PREDA BOGDAN-MARIAN PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ
• CUI: 51692615
• Sediu: Str. Cameliei nr. 9B, bl. 59, sc. 1, et. 3, ap. 14, Municipiul Ploiești, Jud. Prahova, România
• Email: contact@epicagency.ro
• Telefon: +40 720 669 996

Ne desfășurăm activitatea sub denumirea comercială Epic Agency și oferim servicii de optimizare a vizibilității în motoarele de căutare bazate pe inteligență artificială, creare de site-uri web și marketing digital.

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), întrucât activitatea noastră nu se încadrează în situațiile care impun această obligație. Orice solicitare privind datele tale poate fi trimisă la adresa de email de mai sus.

2. Ce date colectăm

Colectăm doar datele de care avem nevoie. Concret:

2.1. Date pe care ni le transmiți prin formularul de contact

Atunci când completezi formularul de pe site, colectăm:

• Nume — obligatoriu
• Adresă de email — obligatoriu
• Număr de telefon — obligatoriu
• Adresa site-ului tău — obligatoriu, fiind necesară pentru analiza solicitată
• Denumirea companiei — opțional
• Serviciul de care ești interesat — selectat dintr-o listă
• Mesajul tău — opțional, conținutul îl stabilești tu

Împreună cu acestea, din motive tehnice și de prevenire a abuzurilor, se înregistrează automat adresa IP de la care a fost trimis formularul, pagina de pe care a fost trimis și data și ora trimiterii.

Formularul include și două mecanisme antispam: un câmp ascuns, pe care doar programele automate îl completează, și o verificare a intervalului de timp scurs până la trimitere. Niciunul nu colectează date suplimentare despre tine.

2.2. Date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare

Dacă îți dai acordul prin bannerul afișat la prima vizită, încărcăm instrumente de măsurare furnizate de terți (ChatGPT Ads, Google Ads, Google Analytics și Microsoft Clarity), care pot colecta date despre navigarea ta pe site. Detaliile complete se află în Politica de cookies.

Dacă refuzi, ChatGPT Ads și Microsoft Clarity nu se încarcă deloc. Instrumentele Google folosesc mecanismul de consimțământ descris la punctul 4.3 din Politica de cookies.

2.3. Date înregistrate automat de server

Ca orice site web, serverul care găzduiește epicagency.ro înregistrează în jurnalele tehnice adresa IP, momentul accesării, paginile solicitate și tipul de browser. Aceste jurnale servesc exclusiv pentru funcționarea, securitatea și diagnosticarea problemelor.

2.4. Ce NU colectăm

• Nu colectăm date privind cardul bancar sau alte instrumente de plată prin acest site.
• Nu solicităm și nu prelucrăm categorii speciale de date (sănătate, convingeri politice sau religioase, date biometrice și altele asemenea).
• Nu creăm conturi de utilizator și nu solicităm parole.
• Nu cumpărăm baze de date cu contacte și nu trimitem mesaje comerciale nesolicitate.

3. De ce prelucrăm aceste date și în ce temei

4. Cât timp păstrăm datele

• Solicitări prin formular care nu devin colaborări: maximum 24 de luni de la ultimul contact, apoi le ștergem. Fiecare solicitare ajunge pe emailul nostru și, în paralel, într-o evidență internă păstrată pe serverul nostru, accesibilă doar nouă, folosită pentru urmărirea discuției și pentru raportarea rezultatelor campaniilor publicitare.
• Date ale clienților: pe durata colaborării și 3 ani după încheierea acesteia, pentru eventuale reclamații sau litigii.
• Documente financiar-contabile: 10 ani, conform legislației fiscale românești.
• Jurnale tehnice ale serverului: de regulă maximum 12 luni, în funcție de politica furnizorului de găzduire.
• Date colectate prin cookie-uri: conform duratelor din Politica de cookies, sau până îți retragi consimțământul.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele tale. Le pot accesa doar următoarele categorii de destinatari, strict în măsura necesară:

• Furnizorul de găzduire web — pe serverele căruia se află site-ul și căsuța de email.
• Furnizorul serviciului de email — prin care primim mesajele trimise din formular.
• Google Ireland Limited — pentru măsurarea campaniilor Google Ads. Dacă ai acceptat cookie-urile de marketing, adresa de email și numărul de telefon pot fi transmise criptate ireversibil (hash SHA-256), împreună cu identificatorul reclamei din care ai ajuns pe site, ca să putem ști ce campanie a generat o cerere de ofertă și, ulterior, o colaborare. Hash-ul se calculează pe serverul nostru, deci valorile lizibile nu ajung la Google. Dacă nu ai acceptat, se transmite cel mult identificatorul reclamei, fără date despre tine.
• OpenAI — pentru măsurarea campaniilor ChatGPT Ads, doar dacă ai acceptat cookie-urile de marketing. Pixelul și Conversions API pot transmite informații despre conversie, identificatori de atribuire, adresa IP și tipul browserului. Numele, emailul și telefonul pot fi transmise sub formă de hash SHA-256, pentru potrivirea conversiei cu reclama. Aceste hash-uri rămân date cu caracter personal. Detaliile sunt în Politica de cookies, punctul 4.5.
• Contabilul nostru — doar pentru date din documente financiare, dacă devii client.
• Autorități publice — doar când există o obligație legală de a le furniza.

6. Transferuri în afara Uniunii Europene

Site-ul și emailurile sunt găzduite în Uniunea Europeană. Printre furnizorii instrumentelor de măsurare se numără Google Ireland Limited și Microsoft (Clarity), care pot transfera date către servere din afara UE, inclusiv Statele Unite. Aceste transferuri se realizează pe baza mecanismelor prevăzute de GDPR — clauze contractuale standard și, în cazul furnizorilor din SUA, cadrul de protecție a datelor UE–SUA. Detalii găsești în politicile de confidențialitate ale acestor companii.

Dacă refuzi cookie-urile de marketing, nu are loc niciun astfel de transfer.

În cazul ChatGPT Ads, datele transmise către OpenAI după acceptarea cookie-urilor pot fi prelucrate și în afara Uniunii Europene. Dacă refuzi, nu încărcăm pixelul și nu trimitem conversii către OpenAI.

7. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — să afli ce date deținem despre tine și să primești o copie.
• Dreptul la rectificare — să corectezi datele inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — să ceri ștergerea datelor, când nu avem o obligație legală de a le păstra.
• Dreptul la restricționarea prelucrării — să ceri suspendarea temporară a prelucrării.
• Dreptul la portabilitate — să primești datele într-un format structurat, folosit în mod curent.
• Dreptul la opoziție — să te opui prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim.
• Dreptul de a-ți retrage consimțământul — oricând, fără să afecteze legalitatea prelucrării de dinainte de retragere.
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate — nu luăm decizii cu efecte asupra ta exclusiv prin mijloace automate și nu realizăm profilare în acest sens.

8. Cum îți exerciți drepturile

Scrie-ne la contact@epicagency.ro. Îți răspundem în cel mult 30 de zile de la primirea cererii. Dacă solicitarea este complexă, termenul poate fi prelungit cu maximum două luni, caz în care te anunțăm în primele 30 de zile.

Ca să putem răspunde corect, îți putem cere informații suplimentare pentru a ne asigura că cererea vine chiar de la tine.

Pentru retragerea consimțământului privind cookie-urile nu trebuie să ne scrii: poți folosi direct bannerul de cookie-uri sau setările browserului, așa cum explicăm în Politica de cookies.

9. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciezi că îți încălcăm drepturile, te rugăm să ne scrii mai întâi nouă — de cele mai multe ori lucrurile se rezolvă direct. Ai însă oricând dreptul de a te adresa autorității de supraveghere:

• Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
• B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București
• Web: www.dataprotection.ro

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor: conexiune criptată HTTPS, acces restrâns la căsuța de email pe care ajung solicitările, validarea și curățarea datelor primite prin formular pentru a preveni atacurile, precum și actualizarea periodică a componentelor site-ului.

Niciun sistem nu este însă complet invulnerabil. Dacă survine o breșă de securitate care îți poate afecta semnificativ drepturile, te vom informa fără întârziere nejustificată și vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore, conform art. 33 din GDPR.

11. Minori

Serviciile noastre se adresează exclusiv persoanelor juridice și profesioniștilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 16 ani. Dacă afli că un minor ne-a transmis date personale, te rugăm să ne anunți și le vom șterge.

12. Linkuri către alte site-uri

Site-ul conține linkuri către platforme externe — de exemplu Instagram, Facebook, TikTok, WhatsApp sau site-ul ANPC. Odată ce accesezi un astfel de link, se aplică politica de confidențialitate a site-ului respectiv, asupra căreia nu avem control.

Butonul de WhatsApp de pe site este un simplu link de tip „click-to-chat". Nu îți transmite datele către noi în prealabil; conversația începe doar dacă tu alegi să trimiți un mesaj, iar prelucrarea din cadrul aplicației WhatsApp intră sub incidența politicilor Meta.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă modul în care lucrăm sau legislația aplicabilă. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări apare la începutul documentului. Dacă modificările sunt semnificative, le vom semnala vizibil pe site.

14. Contact

Pentru orice întrebare legată de această politică sau de datele tale:

• Email: contact@epicagency.ro
• Telefon: +40 720 669 996